そういえば、出張旅費の差額が受理されずに自腹を切った話。

投稿日:2018-08-20

同僚の話ではありますが・・・

出張旅費の差額が受理されずに自腹を切った話がありました。

この投稿で思い出してしまったw

電話でのやり取りを奇しくも最初から見てたわけだけど、

・出張前

同僚(以下、同)「ホテルが空いてないので、お高いところでいいですか?」

PJの課長(以下、課1)「このタイミングだと、空いてないし、探す時間ももったいないからいいよ~」

自「まぁ、連休控えてるし、もうちょっと早く行ってくれたらもっと選択肢あったかもですよね~」

※この時点では、ちょっと良いホテルに泊まれていいじゃん?ぐらいにしか思ってなかった

 

・出張後

申請承認課長(以下、課2)「否認んんんん~~!」

同「え?」

課2「だって、出張旅費以上のホテルじゃん」

同「でも、事前に課1に了解を」

課2「それを事前に承認が必要!なので、再申請してね」

同「分かりました。」

自「(え?まさか自腹コース???)」

 

・再申請後

同「~~のため、再申請します。っと」

課3「これって、ダメだったの?旅費との差額分は、立て替えだったんだよね?」

同「そうですが、もうアレコレ説明するのもメンドイのでこれでいいです。」(諦め)

課3「いやいや、事前に課1の了解取ったんでしょ?」

同「これでいいので、承認してください。」

自「(あきらめちゃった~~~)」

もちろん、いきなり諦めた訳じゃなく、旅費申請資料とか確認したんだけど、今回のように「課1が了承した」からと言って、その後の旅費申請までイケるっていう規定がなかった。

課2は、規定に則ってのみの承認しかせず、課1とのやり取りも、内線のみだったので、証拠らしい証拠とならず・・・

月度の〆処理が控えていて、早く申請しなきゃいけないという空気で迫られる中、課3含めやり取りした結果・・・

諦めるという結論にいたってた。

確かに、せめてSkypeとか社内ポータルでのやり取りが残って入れば、それを提示して申請を通せたかもしれないけどってのはある。

じゃないと、事前に確認した!とか空いてなかったから仕方なかった!っていう理由を付ければ、誰でも高いホテルに泊まれてしまう訳で。

 

自分でも調べたけど、社内規定上では、確かに独断でのホテル指定扱いとなり、差額は自腹となってしまう・・・

一応、許可されるパターンは、上司と一緒のホテルに泊まる必要があり、それが社内の規定旅費を超える場合のみって書いてあった。

 

だが、出張が決まったのが、3日前で、3連休を控えていたためホテルも空いてない状態で12,000円ぐらいのホテルだぜ?

1泊ずつ違うホテルとかなら、まだ選択肢はあったかもしれないけど、旅行じゃないし、とにかく安い所を探す!!って余裕も無いのになぁと。

12,000円が高いか安いかは置いておくとして、この自腹になる金額が1,000円とか2,000円の話じゃないんだよねぇ。

あ、ちなみにですが、弊社の出張旅費は1万円も無いですw

なので、数日分の差額の旅費が申請不受理となると、泊数にもよるけど1万円以上の自腹となるわけ。

今回みたいなケースが過去にもあったのかは知らないけど、1回目から否認もねぇんじゃねぇ?とは思った。同じことを2,3回繰り返してるならともかく。

出張旅費が出るだけマシっていう会社があるのか無いのかは分からないけど、インバウンドで外国人旅行客も増えていたりして、ビジホの予約1つ取るにもタイミングによっては本当に苦労することもある。

しかも、部屋が空いてない状況も本当にあり得る話だし、ビジネスホテルの1泊の最低金額も上がってる気はする。

もちろん、1か月前とかに予約すれば、空いてるし、金額が安く設定されていたりするのも分かる。

でもそれは、事前に日程の決まっている旅行とかなら出来るけど、今回含め割とギリギリのタイミングで出張となると、社内の規定旅費以内に収まるホテルって見つかりにくいんだよねぇ。

東京は、社員寮(といっても、東西線の通勤(痛)ラッシュで1時間ぐらいの距離)が強制されるので、部屋が無いということは無いんだけど、通痛ラッシュ必至という状況w

個人的には、1泊ぐらいなら、通痛ラッシュを避けるために、会社近くの満喫でも止まった方が身体的にも精神的にも良いんじゃなかろうか?って思えてる次第。

 

そして、後出しじゃんけんになってしまうのが、弊社の所在地による影響。

地方に本社があり、東京に支社、名古屋に営業所といった形で所在地がある。

社員の9割は本社の地域の人なので、住むところは問題ない。

東京勤務の人も社員寮だったり、賃貸暮らしで、本社への出張時は実家に泊まるので、泊まるところには不自由しない状況だったのよね。

ところが、自分が所属する名古屋に人が増え、自分と同僚の出張がちょいちょい発生するようになって、事態が変わってきた訳ですよ。

自分・同僚の両名ともに、本社所在地に実家がある訳でもないし、東京に賃貸がある訳でもない。

なので、どうしたって、ホテルが必要になってくるわけで。

代替、泊まり仕事になるって分かるのは、割と直近w

なので、今まで、は東京→本社では問題は発生せず、本社→東京のパターンでも、人数さえ抑えておけば社員寮という選択肢があったので、特に困ることも無かったんだろうなと。

 

出張のタイミングによっては、明日は我が身なので、何らかの形で記録を残していくようにしたい。







-雑記

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